Spara skattepengar samtidigt som vård- och omsorg effektiviseras

Spara skattepengar samtidigt som vård- och omsorg effektiviseras

Jag har 40 yrkesverksamma år i branschen, de flesta som chef/ledare inom offentlig och privat driven vård och omsorg, bl.a. inom rehabilitering, myndighetsutövning, inom hemtjänst och på äldreboenden. Jag har verkat på strategiskt, taktiskt och operativ nivå, och har under dessa år identifierat fyra områden där jag ser att svensk hälso- och sjukvård/omsorg kan utövas smartare och därmed också mer effektivt.

I denna blogg lyfter jag fram dessa områden samt ger mina inspel på hur vi istället kan arbeta för att bedriva en smartare och samtidigt mer effektiv vård och omsorg. Målet är att varje skattekrona ska användas bara en gång.

1.    Tillämpa och följ lagar/avtal och riktlinjer

Det ställs höga krav på medarbetare i vård och omsorg att värna om patientsäkerheten, stärka patientens medinflytande och främja kvaliteten i vården. Inte nog med att varje medarbetare behöver ha kunskap om människokroppen och om dess sjukdomar och skador, utan det behövs också kunskap om mediciner med dess eventuella biverkningar. Dessutom arbetar dessa yrkesgrupper med människor. Varje människa är unik och reagerar olika på sjukdomstillstånd och mediciner, beter sig olika och vill bli behandlade/vårdade på olika sätt. Utöver att kunna bemöta varje människa på det sätt som passar den enskilda bäst ska alla medarbetare kunna och arbeta enligt de lagar, föreskrifter, riktlinjer och rutiner som styr arbetet.

Några av lagarna är: Hälso- och sjukvårdslagen (HSL), Socialtjänstlagen (SoL), Offentlighet- och sekretesslag, Patientsäkerhetslag, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Arbetsmiljölagen och Arbetstidslagen. I tillägg finns Socialstyrelsens föreskrifter, nationella riktlinjer och allmänna råd att ta hänsyn till i arbetet.

Det är en sak att lära sig lagarna och föreskrifterna m.m. i teorin under utbildningen men att sen väl ute i arbetslivet, i vården och omsorgen, omsätta dessa i praktiken är inte alltid lika enkelt och glöms oftast bort. Resultatet blir att alla gör så gott de kan, utifrån vad de själva tycker är bäst. Det rimmar inte alltid med hur lagar och föreskrifter menar att vården och omsorgen ska bedrivas.

Tydliga definitioner, förankring och mål

I Hälso- och sjukvårdslagen står det att vården och omsorgen ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker, individanpassad, effektiv, jämlik och tillgänglig. Vad innebär det för den egna verksamheten? Här behöver varje arbetsteam omsätta detta till den egna verksamheten så att lagens intention uppfylls.

Varje verksamhet behöver också ha tydliga mätbara mål som utgår från ett tydligt uppdrag. Detta så att en egen tolkning inte sker, där risken att medarbetare feltolkar och utgår från sina egna värderingar, överarbetar, fattar felaktiga beslut och i värsta fall prioriterar efter otillräcklig eller felaktig information. Med ett tydligt uppdrag blir prioriteringar och riktning framåt klarlagt, vilket resulterar i att man jobbar med rätt saker och snabbare kan nå önskat resultat och måluppfyllnad.

2.    Arbeta systematiskt med kvalitetsledningssystem

”Kvaliteten på en tjänst (vara eller produkt) är dess förmåga att tillfredsställa, eller helst överträffa, kundernas behov och förväntningar.” Citat av Bergman och Klefsjö.

Om inte medarbetare kan beskriva för patienten vilka förväntningar de kan ha på det som ska utförs, innebär detta att ”tjänsten” inte är tydlig för teamet. Den har inte kommunicerats och därmed är inte teamet överens om vilken tjänst de ska leverera. Har teamet olika bild av vilken tjänst de levererar (behandling/insats) kommer de heller aldrig kunna tillfredsställa patientens behov och förväntningar. Risken är att teamet hela tiden överträffar patientens behov vilket framåt skapar felaktiga förväntningar och ökande kostnader för verksamheten, samtidigt som patienterna aldrig blir nöjda.

I Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och Social arbetsmiljö 2015:4, beskrivs att arbetsgivaren ska se till att medarbetarna vet vilka arbetsuppgifter (tjänst) de ska utföra, vilket resultat (kundernas behov) som ska uppnås, om det finns ett särskilt sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur samt vilka uppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras.

Jag har sett att många vård- och omsorgsorganisationer inte har gjort den beskrivningen som Arbetsmiljöverkets föreskrift säger. För att undvika det behöver verksamheten arbeta enligt ett tydligt ledningssystem. Helst enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

Idag arbetar man i många hälso-, vård- och omsorgsorganisationer med ett otydligt ledningssystem, eller att ledningssystemet inte har implementerats i verksamheten. Det medför att medarbetarna inte vet vart man är på väg (otydliga uppdrag - vad är det vi ska utföra) och själva väljer den väg man tycker är bäst.

Tydliga definitioner

Olika företeelser får ofta olika betydelse, som vad ett team-möte, ett samverkansmöte eller en arbetsplatsträff innebär i innehåll, tidsåtgång och frekvens. Det i sin tur gör att de olika företeelserna får olika resultat, tar olika lång tid och har olika frekvens för olika team.  Det är viktigt att kommunicera och dokumentera vad som menas i olika forum, så alla har samma förväntan på vad forumet ska leda till. Man bör vara överens om definitionen av olika begrepp - vad menas med t.ex. team-möten? När alla känner till definitionerna är förväntningarna likvärdig och syfte och mål med forumet kan nås.

Jag har också noterat att arbetsgivarens värdeord sällan omsätts och diskuteras i arbetsteamen eller vad dessa ord innebär för verksamheten. Det förekommer också att verksamheter inom en organisation uppfinner egna värdeord, då de övergripande inte passar dem.

Förbättringshjulet

Ett sätt som är bra och konkret och som gör det enkelt för medarbetare att arbeta enligt kvalitetsledningssystemet är förbättringshjulet. Detta beskrivs i Socialstyrelsens Handbok för tillämpningen av föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Hjulet delas in i:

  1. Planera - (ex innan vi startar insatsen – tänker vi igenom hur, planerar om)
  2. Genomföra – (vi genomför insatsen).
  3. Utvärdera – (reflektera – blev det som jag tänkt? Om inte- skriv en avvikelserapport).
  4. Förbättra – (Ge förslag på hur det kan ske på annat sätt - verksamheten utvecklas).

Att arbeta enligt förbättringshjulet dagligen säkrar vårdens kvalitet. Det leder till att verksamheten tidigt ser förbättringsområden och kan utvecklas där så behövs. Att göra avvikelser leder till att verksamheten tar tag i utveckling och ges därmed möjlighet till förbättring. Att skriva en avvikelserapport är ett första steg i en förändringsprocess - alltså något positivt. När en verksamhet har få avvikelser eller ännu värre inga alls, är det en verksamhet jag skulle bli väldigt fundersam över och gärna skulle vilja jobba med förbättringsarbete i.

De verksamheter som arbetar enligt förbättringshjulet utvecklas positivt. Man använder begreppen planera, genomföra, utvärdera och förbättra. På andra håll har jag sett att man arbetar enligt hjulet men istället för att använda Socialstyrelsens begrepp, använder man sina egna.

Uppfinn inte nytt, använd befintligt

Mycket tid och pengar skulle sparas om vården och omsorgen använde det fina material som redan finns producerat.

I Vårdhandboken finns en bra beskrivning av basal och preventiv omvårdnad, som beskriver hur man stödjer/hjälper patienten med sin personliga hygien. Kunskapsguiden.se samlar kvalitetssäkrad kunskap från Socialstyrelsen och andra myndigheter. Här hittar du, som arbetar inom socialtjänsten eller hälso- och sjukvården, bästa tillgängliga kunskap, stöd och vägledning. Svenskt Demenscentrum har tagit fram Demens ABC som ger god vägledning i hur man arbetar med personer med demens. Ändå tar jag del av hur organisationer arbetat tar fram egna nya alternativa versioner av redan befintligt material och därmed använder skattemedel till att uppfinna hjulet på nytt. De måste då även ta på sig ett ansvar att hålla materialet aktuellt och för att inte använda skattekronor i onödan.

Om man använder samma begrepp som Socialstyrelsen använder i sitt förbättringshjul i verksamheternas arbete, blir det tydligt, enhetligt och effektivt för alla. Både för dem som arbetar i vården men också för dem som följer upp vården och kontrollerar vårdens kvalitet (IVO).

3.    Ha en ledning och styrning som genererar arbetsglädje

Den som har arbetsglädje på jobbet, bidrar inte bara med positiv energi utan mår också bättre. Att man har ett arbetsteam som trivs på sin arbetsplats är alltså viktigt, inte bara för de anställda och arbetsgivaren, utan också för patienten.

Det är flera delar som ligger bakom att en medarbetare trivs och känner arbetsglädje. Att hen har kompetensen som krävs för arbetsuppgifterna, att hen kan de lagar och avtal som reglerar arbetet, att hen har ett uppdrag som är tydligt samt att det ekonomiska förutsättningar är kända och accepterade inom arbetsteamet.

Chefen/teamledaren ansvarar för att leda och styra verksamheten så att patienten får den vård/omsorg som hen är i behov av, utifrån verksamhetens uppdrag. Att teamet har den kompetens som behövs för att på ett säkert sätt kunna utföra arbetet, självklart utifrån de ekonomiska förutsättningar som finns. Chefen ansvarar även för att styra verksamhetens dagliga arbete så att varje patient får rätt insats, vid rätt tidpunkt och att teamet/patienten vet av vem.

Grund för planering av arbetet

-Patientens genomförandeplan, vårdplan, rehab-plan.

-Tidböcker som är öppna inom teamet

-Nulägesbedömning av utförda ”aktiviteter”: exempelvis direkt patient tid, dokumentation, möten, tid för flyttning, kompetensutveckling, handledning, samverkan m.m. – skapar möjlighet till prioritering och att ta bort tidstjuvar, samt att den tydliggör för teamet, enheten, verksamheten vad som utförs

-Syfte och mål med vården/omsorgen.

-Frekvens, tid, (kan vara beslutat legitimerad hälso-och sjukvårdspersonal/biståndshandläggare).

-Vem ansvarar för vad (beslutas av chefen).

-Underlag för bemanningsbehovet (beslutas av chefen).

-Arbeta med nyckeltal: produktion, frisknärvaro, antal patienter, antal avvikelser, mm.

Det är ett stort ansvar chefen har. Lyckas hen med samtliga punkter och fyller de behov och luckor som synliggörs (personalens kompetens, bemanning som behöver korrigeras o.s.v.) har chefen lyckats med smart och effektiv planering. Det leder till:

Ökad kvalitet

Vi får lätt att följa upp att allt som ska göras blir utfört, vilket bidrar till trygghet och lugnare arbetsdagar. ”Jag vet att jag gjort mina uppgifter och inte missat något”. Vi missar inte att utföra insatser och färre inplanerade aktiviteter/möten behöver ställas in i sista minuten.

Överblick

Vi ser i god tid vilka dagar som blir stressiga/kan behöva organiseras om eller när det behöver bokas in mer resurser. Vi ser vad vi ska prioritera ned eller till och med prioritera bort – de så kallade tidstjuvarna.

Ökad flexibilitet

Vi kan snabbt korrigera vid förändrade förutsättningar t.ex. i akuta lägen eller vid sjukdom i personalgruppen.

Av min erfarenhet ser jag även att denna smarta och effektiva planering leder till ett bättre arbetsklimat i teamet. Det gör i sin tur att teamkänslan och arbetsglädjen ökar, vilket är det allra viktigaste, det ger stabilitet i verksamheten och gynnar slutkunden/patienten. 

4.    Ändra dåliga invanda rutiner - kom ur gamla hjulspår

“Vår enhet är så unik och inarbetad så vi arbetar bäst om vi får fortsätta på vårt vis.”

Detta är tyvärr ett vanligt fenomen inom hälsa, vård- och omsorg. Man tycker att den egna enheten/teamet/verksamheten är så unik. Man har alltid arbetat på ett visst sätt och så vill man fortsätta. Man vill helt enkelt inte arbeta under ledning och styrning, utan vill fortsätta att bedriva verksamhetens med hjälp av inofficiella ledare i personalstyrkan som styr utifrån deras önskan. Även om en kultur i en organisation är tydligt rotad, betyder det inte att det är en bra kultur som leder till kvalitativ vård- och omsorg.

Vi ska alltid tänka på patientens bästa. För att komma ur dessa gamla mönster behöver en tydlig ledning och styrning införas, för att säkra att arbetet sker enligt ovanstående lagar och direktiv.

Enas om begrepp

Man måste enas om begrepp. Hur benämner vi olika saker och är vi överens om benämningen? Exempelvis används än i dag på flera håll inom äldreomsorgen ord som för institution till tankarna, så som “avdelning” och “rum”. Dessa lämpar sig väl på sjukhus, men inte på särskilt boende. Dessa ord användes i äldreomsorgen före 1992, men med tidens gång bör de med fördel bytas ut till “enhet” och “lägenhet”. Det är de äldres hem som avses, inte en institution.

Tydliga mål och förväntningar möjliggör eget ansvar

Med tydliga mål  och tydligt uppsatta förväntningar på arbetet, vet medarbetaren vilket arbete som ska utföras. När mål saknas drabbas patienten och därmed skattebetalarna. Exempelvis har jag träffat på behandlare som träffar 1,5 patienter per dag. Resten av tiden läggs på samverkansmöten, dokumentation, dialoger och möten. Samtidigt står patienter står i kö och väntar på att få träffa en behandlare. Att detta kan ske, menar jag beror på att tydliga mål och ett tydligt uppdrag saknats.

När det finns tydliga ramar, med ansvar och befogenheter, kan medarbetare arbeta under eget ansvar utifrån verksamhetens uppdrag, mål och vision, med värdegrunden som bas. Så länge detta saknas finns en osäkerhet och inget svar på om medarbetaren har fullgjort sitt arbete. Kan medarbetaren då vara nöjd med dagens insats?

5.    Slutsats: Smart och effektivt arbete = #Skattekronaengang

Det gör mig frustrerad att se hur skattepengarna används på ett rent av slarvigt sätt.  Varje krona skulle kunna användas betydligt klokare genom att säkra att alla som arbetar inom vård- och omsorg:

  • Är väl införstådda i rådande lagar, riktlinjer, relevanta handböcker och tillämpar dessa i sitt arbete.
  • Är väl införstådda i verksamhetens uppdrag, mål och värdeord.
  • Arbetar med arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, kompetensutveckling efter behov.
  • Arbetar systematiskt enligt kvalitetsledningssystem och förbättringshjulet med SOSFS benämningar.
  • Arbetar med tydliga mål och satta, accepterade, definitioner.
  • Accepterar och samarbetar med verksamhetens ledning och styrning.
  • Har en budget som alla i organisationen är väl införstådda med samt är delaktiga i varför man sparar/investerar på det sätt man fattat beslut om.

Varje verksamhet behöver, utifrån sina mål, sätta upp nyckeltal som mäter och följer upp arbetet. Exempelvis kan medarbetares nöjdhet/trivsel mätas med sjukfrånvaro, (frisknärvaro) medborgarens perspektiv mäts utifrån produktion och kvalitet utifrån hur förbättringsförslag kommer in och åtgärdas (avvikelser).

För att ha förutsättningar att utföra arbetet enligt ovan menar jag att ledaren måste vara trygg och tro på sig själv. Hen ska kunna delegera ansvar och befogenheter och skapa tydliga ramar med tydliga målbilder utifrån uppdrag och ekonomiska förutsättningar. En ledare bör följa upp, ge feedback och låta medarbetare växa utifrån de tydliga förväntningar som alla känner till (verksamhetsplan, mål, aktiviteter och nyckeltal). En bra ledare har tillit till sina medarbetare, är tydlig i sina värderingar och lever som hen lär. En ledare ska ha visioner och våga fatta tuffa beslut. En ledare ska leda utifrån intentionerna i SOSFS 2011:9.

Det är detta jag brinner för. Visionen för mitt företag - RAMSTA, står för just detta:

Rätt ArbetsMiljö Skapar Tongivande Arbetstagare #ramsta

Jag arbetar för att visa på vikten av att omsätta värdeorden i verksamheten, enheten och teamet.

  • Mina värdeord
    • Respekt
    • Agera
    • Medkänna
  • Säker
  • Trygg
  • Arbetsplats

= RAMSTA

 “Ram” är den första stavelsen i “ramverk”, och “sta” är den första stavelsen i “stabilitet” – Ramsta. Att ramverk och stabilitet är lika viktiga för medarbetare i organisationer som för oss privat, är jag helt övertygad om. En trygg organisation möjliggör att medarbetare vågar fatta beslut och ta ansvar. När ramverk är tydliga och förståeliga skapas en trygghet. Medarbetare känner att de har handlingsutrymme, kan och vill ta ansvar. Det blir lätt att göra rätt. Det skapar förutsättningar för en trygg och stabil organisation, där allt är möjligt.

 

Låt skattekronan jobba en gång! #skattekronaengang.


Skriv ut   E-post