Under veckan publicerade Dagens Nyheter en artikel om varför chefer ibland fattar beslut som i efterhand framstår som klantiga. Den väckte igenkänning hos många, inte minst inom hälsa, vård och omsorg där besluten ofta tas under tidspress och med ojämlika förutsättningar. Artikeln påminde mig om något jag möter i nästan varje uppdrag: det är sällan individen som brister, det är strukturen runt omkring.
Det är också bakgrunden till Ramsta-strukturen, det arbetssätt jag har utvecklat för att stötta verksamheter att se helheten i sitt kvalitetsarbete.
I välfärden är kraven höga och situationerna komplexa. Lagar och föreskrifter utgår från att kvalitet skapas genom ett systematiskt arbete där styrning, rutiner, kompetens, kultur och förutsättningar hänger ihop. När någon av delarna är otydlig märks det i vardagen, ibland direkt, ibland först i efterhand.
Vi vet också att människor, oavsett roll, påverkas av belastning, tidspress och mängden information som ska hanteras. Då lutar vi oss gärna mot snabba bedömningar, ofta helt rimliga i stunden, men inte alltid bästa möjliga val för helheten. Det är mänskligt. Och det är ett argument för att stärka strukturen, inte för att leta syndabockar.
Samtidigt visar erfarenheten att brister sällan uppstår isolerat. De byggs upp i samspelet mellan organisation, bemanning, kultur, informationsflöden och lokala förhållanden. Därför behöver utvecklingsarbetet omfatta flera delar samtidigt.
Det är den helheten som Ramsta-strukturen fångar.
Arbetssättet bygger på åtta områden: ramverk, kompetens, organisation, bemanning, arbetsrutiner, lokala förutsättningar, styrning samt värdegrund och rutiner. Tillsammans ger de en gemensam bild av nuläget och visar hur delarna samspelar. Resultatet visualiseras på ett enkelt sätt och leder vidare till en konkret och genomförbar handlingsplan.
Syftet är inte att skapa mer administration. Syftet är att ge chefer och verksamheter ett stabilt underlag för kloka och hållbara beslut med helheten i fokus.
Ramsta-strukturen är utvecklad för välfärdens uppdrag och vilar på samma tanke som lagstiftningen: att kvalitet uppstår när struktur, ledning, kompetens och förutsättningar stödjer varandra. När verksamheter får syn på detta blir förbättringsarbetet ofta både enklare och mer träffsäkert.
Jag använder Ramsta-strukturen som underlag i mina intervjuer och analyser. Den hjälper verksamheten att få syn på sina egna styrkor och utvecklingsområden, och arbetet mynnar ut i en konkret och genomförbar handlingsplan. Det är i dialogen med verksamheterna som strukturen blir som mest värdefull, och jag fortsätter gärna dessa samtal på plats.
Källor och fördjupning
– Socialtjänstlagen och Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete– Forskning om beslutsfattande under komplexitet och organisatoriska förutsättningar– Studier om systemorienterat kvalitetsarbete och säkerhetskultur– Forskning om lärande, kultur och psykologisk trygghet– Kognitionsvetenskap kring informationsbearbetning och beslut under belastning
